سالها در زمینه ویدئوکنفرانس فعالیت کردم. در این مدت شاهد اختلافات و سوء تفاهم هایی بین فروشنده و خریدار بودم که باعث نارضایتی هر دو طرف از اجرای پروژه شدند. اگر چه به عنوان کارشناس فنی، اختلافات تجاری برای من قابل درک و حل نبود ولی می دیدم که تقریبا تمام این اختلاف نظر ها را می توانستیم در یک تحلیل نیاز و طراحی اصولی و فنی بر طرف نماییم.
باید بپذیریم که پروژه های ویدئوکنفرانس راه حل محور (Solution Based) هستند. یعنی ابتدای آنها با مطرح شدن یک نیاز یا مشکل شروع و به راه حلی که بر طرف کننده نیازها یا مشکلات باشد، ختم می شود.
بدون استثنا تمام پروژه هایی که در آن این دیدگاه از طرف یکی از طرفین یعنی فروشنده یا خریدار رعایت نشده باشد، به مشکل بر می خورد. وقتی فروشنده به پایانه ویدئوکنفرانس به عنوان دستگاهی که می توان آن را خرید و با سود فروخت نگاه می کند، دقیقا همین رفتار را در پیشنهاد خود به مشتری لحاظ می کند. بنابراین تلاش می کند دستگاه های موجود یا تجهیزاتی که برای وی سود بالاتری دارد را ارایه کند. نتیجه این پیشنهاد سیستمی است که یا کلا با نیاز مشتری ناسازگار است و یا بعضی از درخواست های او را تامین نمی کند. در جهت مخالف وقتی خریدار به پایانه های ویدئوکنفرانس به چشم دستگاهی که با روشن کردن آن کار خاصی صورت خواهد گرفت نگاه می کند، ممکن است پس از شروع به استفاده متوجه ناسازگاری های کلی با نیاز خود بشود.
به نظر من در این مورد فروشنده مسئولیت اصلی را بر عهده دارد. فروشنده باید به قابلیت های کلیه تجهیزات ویدئوکنفرانس بویژه دستگاه هایی که خود او ارایه می دهد واقف باشد. هر مقدار که نیاز هست با خریدار تماس، ملاقات، بازدید از محل و یا مکاتبه داشته باشد تا نیاز وی را به خوبی درک و مکتوب کند تا به یک RFP (Request For Proposal) کامل و مورد تایید دو طرف برسد. در پاسخ به RFP تهیه شده که در واقع درخواست خریدار است، فروشنده یک Proposal تهیه می کند. Proposal باید شامل شرح کامل نیاز، سیستم های پیشنهادی با مشخصات کامل و ذکر آپشن های مورد نیاز، توجیه انتخاب تجهیزات ارایه شده، نقش هر دستگاه در مجموعه، نتایج مورد انتظار و زمانبندی اجرای پروژه باشد.
به نظر من اگر فروشنده به این حقیقت برسد که برند یا تجهیزات او تامین کننده نیاز مشتری نیست، موظف است سایر تجهیزات از برند های رقیب را تهیه و یا آنها را به مشتری معرفی نماید.
بعضا دیده ام که خریدار تجهیزات مورد نیاز را انتخاب نموده است و تنها استعلام را به فروشندگان ارایه می کند. در این مورد فروشنده بمسئولیتی در قبال سازگاری سیستم انتخابی از طرف خریدار با نیازهای او را ندارد ولی رفتار حرفه ای آن است که باز هم در کسوت مشاوره نیاز و خواست مشتری را درک و موارد ناسازگار را به خریدار گوشزد کند.
